建立資料表的關聯

第十三章

重點整整整理

資料表中的關聯類型(有兩種):

1.          暫時性關聯:關聯僅作用在該查詢物件，當使用者結束該查詢後，關聯就跟著結束了

2.          永久性關聯:表格之間的關聯不只是作用在一個查詢，還可以運用到其他物件上，建立永久性關聯可以有以下好處:
a.當我們在建立新的查詢、表單或報表時，只要是選用到有永久關聯的資料表，Access便會直接幫我們套上已經建立好的永久性關聯
b. Access可依照我們所設定的規則，來幫忙維護資料庫中『資料的參考完整性』
設定永久性關聯的方法有，建立查閱欄位以及直接在資料庫的關聯視窗中設定

PS:

如何維護資料的參考完整性:

l          在子資料表中輸入資料時，要檢查輸入的正確性

l          管制在父資料表中修改關聯欄位的值(管制方法有兩種):第一種不允許要改、第二種要改就一起改

l          管制刪除父資料表中的紀錄(刪除方法也有兩種):第一種不允許刪除、第二種要刪就連關聯的子資料一起刪

查閱欄位:可在一個資料表中查閱到另一個關聯資料表中的資料，建立查閱欄位的好處如下:

l          Access會將查閱所用到的關聯設為永久性關聯

l          輸入資料時直接有查閱的列視窗中選取即可，免除鍵盤輸入的麻煩

l          必要時可以限制使用者只能有列視窗中選取，無法輸入其他的值，如此可避免

l          輸入錯誤而導致的問題

l          瀏覽資料表時，可看到比較有意義的資料

資料庫關聯圖:視窗主要是用來建立、檢視修改各資料表間的永久性關聯也可以儲存各資料表在視窗中的位置及是否顯示等資訊，以便下次在開啟時可以看到同樣的版面配置或設定各資料表間的永久性關聯

PS:

連接屬性:要同時取用兩個關聯資料表中的資料時，連接屬性可用來定義這兩個資料表的資料要如何合併

比較:

子資料工作表和子資料表不同的地方在於，子資料工作表可直接在其父資料表上開啟。並且開啟的子資料工作表，就像一般的資料工作表一樣，可以進行各種工作表的操作

實力評量

檢測實力

選擇題

1.  (1):

2.  (3):

3.  (4):

4.  (3):

5.  (1): 輸入資料時直接有查閱的列視窗中選取即可，免除鍵盤輸入的麻煩

填充題

1. 父；子

2.         

問答題

1. 暫時性關聯:關聯僅作用在該查詢物件，當使用者結束該查詢後，關聯就跟著結束了。永久性關聯:表格之間的關聯不只是作用在一個查詢，還可以運用到其他物件上

2.         

實作題

資料表正規化

第十二章

重點整理開始

實體-關係圖與正規化的關係:
正規化理論:就是資料表分割法則，將所有的資料欄位合併成一個大資料表，依循正規化理論所提出的各個步驟，逐步分割，進而形成許多獨立，彼此關聯的小資料表。
正規化的目的:避免資料重複或相互矛盾的情形

資料庫正規化可分為:

1. 第一階正規化(1NF):第一階正規化是所有正規化的基礎
   資料表符合以下條件，即是符合『第一階正規化的形式(First Normal Form，1NF)』
   a.資料表中有主鍵，而其他所有的欄位都相依於主鍵
   b.每個欄位中都只儲存單一值
   c.資料表中沒有意義相同的多個欄位
   若未符合以上的條件，則稱為『非正規化』的資料表
2. 第二階正規化(2NF):在完成第一階正規化時，會發現輸入過多的重複資料，不但浪費儲存空間，更容易造成新增、刪除或更新資料時的異常狀況。
   資料表符合以下條件，即是符合『第二階正規化的形式(Second Normal Form，2NF)』
   a.符合1NF的格式
   b.各欄位與主鍵間沒有『部分相依』的關係
   　　『部分相依』只有在主鍵是由多個欄位組成時才會發生，它是指某些欄位只與主鍵中的部分欄位有相依性，而與另一部份的欄位沒有相依性。會造成新增資料時，資料將無法輸入(因為主鍵中的欄位值是不允許有空白的，但此時根本沒有資料可輸入)；更改資料時，必須搜尋整個資料庫並一一更改；刪除資料時，將該筆記錄刪除資料也跟著消失等問題。同時也會造成資料重複出現的問題，而且也容易因疏忽而造成資料不一致的錯誤。
3. 第三階正規化(3NF):
   a.符合2NF的格式
   b.各欄位與主鍵間沒有『間接相依』的關係
   　　『間接相依』是指在二個欄位間並非直接相依，而是借助第三個欄位來達成資料相依的關係。要找出各欄位與主鍵間的間接相依性，就是看看資料表中有沒有與主鍵無關的相依性存在
4. Boyce-Codd正規化(BCNF):資料表中的主鍵只有單一欄位組成，則符合第三階正規化的資料表，亦符合Boyce-Codd正規化，但資料表的主鍵由多個欄位組成，則資料表只要符合以下條件，即是符合『Boyce-Codd正規化的形式(Boyce-Codd Normal Form，BCNF)』
   a.符合3NF的格式
   b.主鍵中的各欄位不可以相依於其他非主鍵的欄位
   PS: Boyce-Codd正規化亦稱為廣義的3NF。叫3NF多規範了主鍵由多個欄位組成的資料表

正規化的另類思考:還需考慮系統的需求自行作一些變化，例如以下兩種情況

• 不必要的分割:正規化的工作有時不必做得非常徹底，因為過多的資料表可能會降低系統的效能
• 人工的分割:為了增加資料處理的效率，可將已經符合BCNF的資料表再做分割

實力評量

實力耶

選擇題

1. (1): 第一階正規化(1NF):資料表中有主鍵，而其他所有的欄位都相依於主鍵
2. (1):第一階正規化(1NF):資料表中有主鍵，而其他所有的欄位都相依於主鍵
3. (2):第二階正規化(2NF):各欄位與主鍵間沒有『部分相依』的關係
4. (4):Boyce-Codd正規化(BCNF):主鍵中的各欄位不可以相依於其他非主鍵的欄位
5. (2):『間接相依』是指在二個欄位間並非直接相依，而是借助第三個欄位來達成資料相依的關係

填充題

1. 正規化
2. 意義相同；間接相依

問答題

1. 第一階正規化(1NF):a.資料表中有主鍵，而其他所有的欄位都相依於主鍵b.每個欄位中都只儲存單一值c.資料表中沒有意義相同的多個欄位；第二階正規化(2NF):a.符合1NF的格式b.各欄位與主鍵間沒有『部分相依』的關係；第三階正規化(3NF): a.符合2NF的格式b.各欄位與主鍵間沒有『間接相依』的關係；Boyce-Codd正規化(BCNF):a.符合3NF的格式b.主鍵中的各欄位不可以相依於其他非主鍵的欄位

實作題

建立關聯式資料庫

第十一章

重要的重點整理

資料庫設計包含

• 操作介面設計:就是表單設計或是以程式設計所撰寫的操作介面。可使使用者不必接觸資料庫的結構，方便操作資料庫。
• 結構設計:是指設計出適當且最佳化的資料表。可提升其整體的存取效率及儲存效率。

資料庫的規劃過程可分為4階段:

了解客戶需求→概念設計→邏輯設計→建立資料庫

了解客戶需求:設計者最主要的工作是收集建立資料庫所需的資訊。 主要的工作包含:

• 針對客戶需求，確定設計範圍
• 收集和分析資料

概念設計:主要的工作是將收集的資料，經過分析及整理後，產生一個能符合使用者需求的資料庫模型，並以簡單的形式表現出來。

• 第一階段:
  

  　　　　建立分區概念設計圖:分別針對不同需求的使用者，確定使用範圍。
• 其次:
  

  　　整合為全區概念設計圖:完成分區的概念模型後，將它們整合為一個全區概念模型。 必須注意解決各分區概念設計之間不一致的情形和刪除概念設計中重複或多餘的物件

邏輯設計:是將概念設計階段產生的結果，轉換為實際使用的資料表。 可分為以下兩項:

• 轉換為資料表:完成概念設計階段後，我們還必須遵循規則，將實體-關係圖正確無誤地轉換為實際使用的資料表。
• 資料表正規化:在轉換資料表後，能依照正規化的步驟重新檢驗一次，最好讓每一個資料表都能符合BCNF的規範。

建立資料庫:經過邏輯設計階段後，紙上的分析工作即已完成。接著將結果建立成資料庫。

從客戶分析到建立實體-關係圖

Step1:

　　收集資料，確定設計範圍: 主要的工作為

• 處理客戶訂單，並產生出貨單交由倉庫出貨
• 將出貨單中詳列的產品包裝後，運送到客戶手中
• 依照出貨單上的產品產生請款單，送到客戶手中
• 客戶依照請款單上的金額繳付，公司收到客戶的帳款後，便開立發票寄送到客戶處

Step2:

　　依照不同的使用者訂出分區的設計範圍:主要牽涉到三個不同部門的使用者；分別為業務部門(負責處理訂單事宜)、發行部門(負責依照業務人員開立的出貨單，將產品送到客戶手中)及財務部門(負責處理開立發票及催收帳款事宜)，設計時必須針對不同需求，分別設計。

Step3:

　　列出系統中的實體及其屬性:實體通常是整理資料中的名詞。 從業務部門可得知實體為:

• 訂單:包含(*訂單編號)、客戶名稱、聯絡人、地址、電話、訂單日期、訂單細目、總金額即備註等屬性
• 書籍:
• 客戶:包含(*訂單編號)、客戶名稱、聯絡人、地址及電話等屬性
• 出貨單:包含(*出貨單編號)、產品名稱、地址、電話、客戶名稱及聯絡人等屬性

財務部門的實體為:訂單、請款單、客戶及發票

發行部門的實體為:出貨單、產品及客戶

Step4:

　　建立實體之間的關係: 探討業務部門實體之間的關係

• 訂單與產品的關係
• 客戶和訂單的關係
• 出貨單與訂單的關係

Step5:

　　加入屬性:實體和關係確認後，只要將屬性加入，即完成了實體-關係圖

整合為全區的概念模型:最主要的工作就是要消除各分區圖的不一致，產生一個能被所有使用者接受的概念模型

整合分區實體-關係圖可能遭遇的問題有三類:

• 屬性不一致:各分區圖，對於相同實體的屬性類型、範圍、單位等會有不同。
• 命名不一致:可能發生在實體或關係上，也可能發生在屬性上。 可分為兩種
  

  同名不同義:不同的物件，在不同的分區圖中，具有相同的名稱

  同義不同名:相同的物件，在不同的分區圖中，具有不同的名稱
• 結構不一致: 為了滿足不同需求，整合時可使用多對多的關係來表示。 常見的幾種情形
  

  同一物件在不同的分區圖中的表現的方式不同

  同一實體在不同的分區圖中，所包含的屬性不相同

  實體間的關係在不同的分區圖中不相同

全區的概念設計:

Step1:

　　整合實體:主要是檢討各分區圖中，實體名稱及其代表的意義是否有衝突

Step2:

　　整合關係:主要是針對不同分區圖中相同實體之間的關係整合，看是否有不一致的地方

Step3:

　　整合屬性:主要是檢討各實體中的屬性名稱及其代表的意義是否有衝突

Step4:

　　清除不必要的實體、關係及屬性:許多實體、關係及屬性可由其他的實體、關係及屬性推導出來。因為這些實體和關係，如果留在資料庫的結構中，可能會破壞資料庫的完整性，增加維護的困難度，因此我們必須將其刪除

將實體-關係圖轉換為關聯式的資料表: 遵守以下的規則

• 實體及屬性的轉換:實體-關係圖中所有的實體都用資料表來表示；而屬性則轉換成為資料表欄位，若為鍵屬性，則會成為該資料表的主鍵
• 弱實體的轉換:必須將其依賴實體的鍵屬性加入，做為該弱實體的連外鍵，並與該弱實體的識別屬性合起來，成為弱實體的主鍵
• 多值屬性的轉換:必須為該屬性另外建立資料表
• 實體間關係的轉換: 主要分為以下的轉換
  

  一對一關係的轉換:將部份參與實體的主鍵放入全部參與的實體中，做為連外鍵

  一對多關係的轉換:在實體-關係圖中，一對多的關係是將一個父資料表("一"的這一方)中的主鍵放入子資料表("多"的這一方)中，做為子資料表的連外鍵

• 多對多關係的轉換:必須為關係另外建立一個資料表，且該資料表要包含她所關聯的實體的主鍵
• 超類型和子類型的轉換:
  

  Disjoint子類型的轉換:子類型為兩個不想交

  Overlap子類型的轉換:子類型為重疊關係

 如何轉換為關聯式的資料表:

Step1:

　　將實體轉換為資料表、屬性轉換為欄位:對於實體-關係圖中的所有實體和屬性，分別轉換為資料表及欄位，鍵屬性則轉換為該資料表的主鍵

Step2:

　　建立資料表之間的關聯:根據各實體之間的關係，轉換成資料表之間的關聯

實力評量

檢測實力

選擇題

1. (4):經過邏輯設計階段後，紙上的分析工作即已完成。接著將結果建立成資料庫
2. (3):實體-關係圖中所有的實體都用資料表來表示
3. (4):鍵屬性，則會成為該資料表的主鍵
4. (4):每一個資料表都能符合BCNF的規範
5. (3):必須為該屬性另外建立資料表
6. (3):解決各分區概念設計之間不一致的情形和刪除概念設計中重複或多餘的物件

填充題

1. 了解客戶需求；概念設計；邏輯設計；建立資料庫
2. 轉換為資料表；資料表正規化
3. 父資料表；子資料表
4. 父資料表；子資料表

問答題

1. 先操作介面設計再來結構設計 
2. 
   3. 可隨時與使用者溝通，方可設計出既完善又符合需求的資料庫
   

實作題

利用『實體-關係模型(E-R Model)』規劃資料庫

第十章

重點小整理

• 實體-關係模型(Entity-Relationship Model): 是一套資料庫的設計工具，運用了真實世界中事務和關係的觀念，來解釋資料庫中抽象的資料架構。
  利用實體-關係模型設計資料庫時，並不會牽涉到資料庫的操作、儲存方式....等。
  實體-關係模型利用圖形的方式─實體-關係圖(Entity-Relationship Diagram)來表示資料庫的概念設計，有助於設計過程中的構思及溝通討論。
  PS: 之後發展出了擴充實體-關係模型(Extended Entity-Relationship Model,EER Model)，其中繼承的觀念還運用到物件導向式的資料庫類型上

• 實體-關係模型主要是由
  １.實體(Entity):真實世界中的物件。
  　 又分 ※ 實體集合(Entity Set): 將同一類型的實體集合起來。
  　　　  ※ 實體類型(Entity Type)
  　　　  ※ 實例(Instance)。
  　 實體存在的條件分為:
  　　　◎ 弱實體(Weak Entity): 必須依靠其他實體才能存在。以雙矩
  　　　　　　　　　　　　　  形來表示
  　　　◎ 一般實體(Regular Entity): 弱實體以外的實體都算是，它不
  　　　　　　　　　　　　　　　 必依靠其他實體存在。
  ２.關係(Relationship): 實體與實體之間必須透過關係才能產生聯繫，
  　　　　　　　　　  否則只是兩個不相干的實體。
  　在實體-關係模型中亦可分為:
  　◎ 一對一關係(One to One): 具有關係的兩個實體中，甲實體的任
  　　　　　　　　　　　　　一實例只能對應到乙實體的單一實例
  　　　　　　　　　　　　　；而乙實體中的任一實例也只能對應
  　　　　　　　　　　　　　到甲實體的單一實例。
  　◎ 一對多關係(One to Many): 具有關係的兩個實體中，甲實體的
  　　　　　　　　　　　　　   任一實例可以對應到乙實體的多個
  　　　　　　　　　　　　　   實例；但乙實體的任一實例只能對
  　　　　　　　　　　　　　   應到甲實體的單一實例。
  　◎ 多對多關係(Many to Many): 具有關係的兩個實體中，甲實體
  　　　　　　　　　　　　　　  的任一實例可以對應到乙實體的
  　　　　　　　　　　　　　　  多個實例；而乙實體的任一實例
  　　　　　　　　　　　　　　  也可以對應到甲實體的多個實例
  ３.屬性(Attribute): 實體由若干屬性所組成，每個屬性都代表實體某方
  　　　　　　　　面的特性。屬性是以"橢圓形"來表示。
   　屬性可分為:
  　　　鍵屬性(Key Attribute): 實體中所有屬性，有一個屬性能唯一識
  　　　　　　　　　　　　    別該實體中的實例。在屬性名稱底下畫
  　　　　　　　　　　　　　"底線"來表示。
  　　　推導屬性(Derived Attribute): 實體中若某些屬性可由其他屬性
  　　　　　　　　　　　　　　　 推算出來。以"虛線"的橢圓形來
  　　　　　　　　　　　　　　　 表示。
  

  　　　復合屬性(Composite Attribute): 若某些屬性又可在細分為多個
  　　　　　　　　　　　　　　　　  小屬性。
  　　　多值屬性(Multi-Valued Attribute): 當一個屬性具有一個以上的
  　　　　　　　　　　　　　　　　　  值時。以"雙"橢圓形來表示。

• 擴充實體-關係模型除了包寒實體-關係模型的概念外，還加入了超類型(Super Type)與子類型(Sub Type)的概念。
• 在一個實體集合中，可能某些實體具有特殊的屬性，必須要將他們和其他實體做區分；可能某些關係只關連到一個實體集合中的某些實體，以上兩個敘述都需要用到超類型與子類型
• 在擴充實體-關係模型中有一個非常重要的觀念，那就是繼承。因子類型中的任一實例都是由超類型在細分出來，所以一定也屬於超類型的實例之ㄧ，因此超類型的屬性會被子類型繼承；子類型的實例除了本身的特殊屬性外，還會包括超類型的所有屬性。
• 特殊化(Specialization): 以ISA(is a)來表示特殊化的關係
• 歸納化(Generalization): 利用實體中部份相異的特性，區分出許多子類型。相反的，我們亦可將許多實體中共同的特性合起來，合成一個超類型。
• 子類型的 disjoint (不相交)關係: 所有的實例最多都只能隸屬於一個子類型。以"d"來表示。

PS: 亦可能有些實例不屬於任何子類型，則這些實例就只能放在超類型中

• 子類型的 overiap (重疊)關係: 子類型中的實例可包含在一個以上的子類型中。以"o"來表示。

實例評量

實例最可靠

選擇題

1. (2): 實體-關係模型由實體、屬性和關係所組成
2. (4): 弱實體以雙矩形來表示
3. (2): 多對多關係
4. (4): 若某些屬性又可在細分為多個小屬性
5. (1): 所有的實例最多都只能隸屬於一個子類型

填充題

1. 鍵屬性；推導屬性；復合屬性；多值屬性

2.  

問答題

1. 實體(Entity):真實世界中的物件；關係(Relationship): 實體與實體之間必須透過關係才能產生聯繫，否則只是兩個不相干的實體
2. 在一個實體集合中，可能某些實體具有特殊的屬性，必須要將他們和其他實體做區分；可能某些關係只關連到一個實體集合中的某些實體，以上兩個敘述都需要用到超類型與子類型
3. 

關聯式資料庫的基本知識

第九章

小小的重點整理

Access是一個關聯式資料庫，經由"關聯(建立關聯性)"將資料表相同的意義及資料類型的欄位連接起來，Excel是無法建立"試算表之間的關聯性"。

分割資料表並建立關聯，可以節省儲存空間、減少輸入錯誤或方便資料修改。

主鍵(Primary Key): 主鍵是用來辨識紀錄的欄位，具有唯一性，且不重複 。而資料表之間是由"鍵(key)"來建立彼此的關聯，雖然資料表不一定要有主鍵，但建議最好要有主鍵。

PS: 在Access中，主鍵最多可由10個欄位組成

連外鍵(Foreign Key): 連外鍵是用來連結其他資料表之用，在關聯式資料庫中，資料表之間的關係是藉由聯外鍵來建立的。

資料的完整性(Data Integrity): 用來確保資料庫中資料的正確性及可靠性。 [可分為以下四種]

1. 實體完整性(Entity Integrity): 為了確保資料中的紀錄是唯一的。設定主鍵是為了達成實體完整性。
2. 區域完整性(Domain Integrity): 為了確保資料在允許的範圍中。
3. 參考完整性(Referential Integrity): 為了確保相關資料表間的資料一致，避免因一個資料表的紀錄改變，而資料表的內容變成無效值。
4. 使用者定義的完整性(User-defined Integrity): 由使用者自行定義。不屬於前面三種的完整性。

資料表的關聯種類(分為三種):

1. 一對一關聯: 表示甲資料表中的一筆記錄，只能對應到以資料表中的一筆記錄；而乙資料表中的一筆記錄也只能對應到甲資料中的一筆記錄。
2. 一對多關聯: 最常見的一種關聯，表示甲資料表中的一筆記錄可以對應到乙資料表中的多筆記錄；而乙資料表中的一筆記錄只能對應到甲資料表中的一筆記錄。 使用此關聯的好處，可從客戶資料中，可找出任一個客戶的所有訂單資料；從訂單資料中，可找出該訂單所屬客戶的相關資料。
3. 多對多關聯: 甲資料表的一筆記錄能夠對應到乙資料表中的多筆記錄；而乙資料表中的一筆記錄也能對應到甲資料表中的多筆記錄，資料庫在處理多對多關聯時，因彼此間的關係太複雜，較容易發生問題；也因此通常將兩個資料表從新設計或是在這兩個資料表之間在加上一個資料表，使得型成兩個一對多的關聯。

實力評量

展現實力

選擇題

1. (1): 資料表相同的意義及資料類型的欄位來實現
2. (2): 資料表之間的關係是藉由聯外鍵來建立
3. (1): 主鍵是用來辨識紀錄的欄位，具有唯一性
4. (3): 為了確保資料中的紀錄是唯一的

填充題

1. 實體完整性、區域完整性、參考完整性、使用者定義的完整性
2. 區域

問答題

1. 一對一關聯: 表示甲資料表中的一筆記錄，只能對應到以資料表中的一筆記錄；而乙資料表中的一筆記錄也只能對應到甲資料中的一筆記錄。
   一對多關聯: 表示甲資料表中的一筆記錄可以對應到乙資料表中的多筆記錄；而乙資料表中的一筆記錄只能對應到甲資料表中的一筆記錄。
   多對多關聯: 甲資料表的一筆記錄能夠對應到乙資料表中的多筆記錄；而乙資料表中的一筆記錄也能對應到甲資料表中的多筆記錄

1. 可以節省儲存空間、減少輸入錯誤或方便資料修改
2. 為了確保相關資料表間的資料一致，避免因一個資料表的紀錄改變，而資料表的內容變成無效值。

將資料列印出來

第八章

重點整理

列印:

• 資料庫中的所有物件都可以印出來，只要選取或開啟要列印的物件，再按Office 按鈕，執行列印中的列印的命令即可
• 在列印前可先按Office 按鈕，執行列印中的預覽列印來檢視印出來的結果；若在預覽視窗時，若要修改版面設定，可按版面設定紐進行修改
• 要列印多份文件時，設定自動分頁則會先印完一份再印下一份；若不做自動分頁，則會先印出每一份的第一頁，然後再印每一份的第二頁，依此類推。
• 自動分頁，可方便將印好的多份報表裝訂成冊。而不做自動分頁則可加快列印的速度，因每一頁只要傳送一次即可

資料庫產生報表的方式有兩種:

1. 利用報表精靈建立報表: 需要透過一個個的交談窗來完成設定，也很容易解讀。
2. 利用報表區的報表紐快速建立一個陽春型的報表

報表也有設計視窗，在預覽報表時，可按檢視區的檢視鈕，執行設計檢視命令來切換到報表的設計檢視視窗，來自行修改報表的配置。

PS: 若要小計價錢可在報表設計視窗打上 小計 = [數量] * [單價]

       若要總計價錢可在報表設計視窗打上 總計 = Sum ([數量] * [單價])

建立報表後，還可在要匯出的報表上按滑鼠右鍵，執行"匯出/Snapshot Viewer"命令，將報表儲存成Snapshot檔，日後即使不開啟或未安裝資料庫，仍可利用免費的Snapshot Viewer來瀏覽報表

實力評量

實力檢測

選擇題

1. (1): 版面設定無法使用加入頁碼
2. (2): 1→2→3→1→2→3
3. (3): 儲存在資料表內
4. (2): Snapshot Viewer的附檔名為 .snp

填充題

1. 列印；快速存取工具列
2. 自動分頁

問答題

1. 報表精靈需要透過一個個的交談窗來完成設定較為精緻；快速建立的報表較為陽春
2. 自動分頁列印頁次1→2→3→4→1→2→3→4；未自動分頁列印頁次1→1→2→2→3→3→4→4

實作題

建立美觀的資料輸入表單

第七章

重點要整理

表單視窗的各種檢視模式開啟步驟為: 常用頁次檢視區的檢視鈕( 更有四種表單檢視模式)

• 設計檢視視窗: 修改表單的格式與架構
• 表單檢視視窗:
• 資料工作表檢視視窗: 和資料表視窗完全一樣，可以用來檢視多筆記錄
• 版面配置檢視視窗: 修改表單的外觀設計

PS: 由資料表開啟資料工作表檢視模式所做的設定儲存於資料表

     由表單切換到資料工作表檢視模式所做的設定儲存於表單



在表單視窗中，我們亦可像在資料表中一樣，進行資料的搜尋與取代、排去篩選等功能，這些功能操作都在排序與篩選區的進階篩選選項鈕下拉視窗。

備忘資料類型的欄位中，可輸入任意長度的字串，也可按 Enter 鍵來換行。

利用建立頁次表單功能區的表單鈕，可以快速產生一個陽春型的表單。

實力評量

展現實力吧

選擇題

1. (2): 按下此鈕是到上一筆記錄
2. (2): 資料工作檢視表示窗可以一次顯示多筆記錄
3. (4): 無法使用
4. (3): 欄位的開頭是搜尋欄位為首的紀錄

填充題

1. Ctrl + Home；Ctrl + End
2. 設計檢視視窗、表單檢視視窗、資料工作表檢視視窗、版面配置檢視視窗

問答題

1. "Like"篩選出只要是Like的資料；"*"可篩選任何長度的字串
2. 使用表單精靈產生的表單比較精緻；使用快速建立表單功能產生的表單比較陽春

實作題

尋找、取代、排序與篩選資料

第六章

重點整理

尋找資料步驟:

尋找區 → 尋找鈕

介紹尋找及取代視窗內容:

　　尋找目標: 打上妳要尋找的目標

　　查詢: 可設定尋找範圍

　　符合: 設定資料的比對方式(有三種)

　　　　  ◎欄位的任何部分: 只要欄位中有部分符合尋找目標即可

　　　　  ◎整個欄位: 尋找的目標必須和整個欄位的資料完全相同

　　　　  ◎欄位的開頭: 必須符合欄位資料中由最左邊開始的部份字串

　　搜尋: 設定搜尋方向

　　　　  ◎向上: 搜尋的方向是在輸入焦點所在欄位向上搜尋到第一筆記錄

　　　　  ◎向下: 搜尋的方向是在輸入焦點所在欄位向下搜尋到最後一筆記錄

　　　　  ◎全部: 搜尋的方向是在日前所在的欄位向下搜尋到最後一筆記錄再從第一筆開始搜尋到目前所在的紀錄

萬用字元: "*"代表任何長度的字串；"?"代表一個中文字或英文字母

取代資料步驟:

尋找區 → 尋找鈕

(只要把想取代的原本資料打在尋找目標欄中，再把想取代的資料打在取代為欄中，這樣就可以輕鬆取代資料了)

排序資料:

　　　　◎資料表預設以主鍵欄位最為紀錄的排序依據；若資料表中沒有設定主鍵，則以原始資料輸入順序為排序

　　　　　的依據。

　　　　◎在篩選視窗中設定排序時，優先順序是由左到右。先依照最左邊的排序欄來排序，若值相同時在依照第

　　　　　二個排序欄來排序。

　　　　◎執行排序之後，可以按清除排序紐使排序失效，回覆資料表原本的狀態

篩選資料: 就是將某些不符合條件的資料濾除，只顯示出我們要的資料

篩選資料步驟:

排序與篩選 → 選取項目鈕

(若要停用篩選功能，可按移除篩選)

依表單篩選步驟:

排序與篩選區 → 進階篩選選項鈕 → 依表單篩選

若在"篩選功能生效"的情況下設定其他的篩選條件，篩選條件會累加；若在"篩選功能失效"的情況下在設定其他的篩選條件，則新的篩選條件會取代原有的篩選條件。

在刪除篩選或排序條件後，必須執行"記錄/(套用篩選/排序)"命令，才能使刪除生效。

若將篩選條件儲存起來，可以在下次開啟該資料庫時，直接查看篩選的結果。

實力評量

實力很重要

選擇題

1. (4): "?"代表一個中文字或英文字母
2. (2): 主鍵欄位會作為排序的依據
3. (1)
4. (1):
5. (2): 選取範圍篩選功能時要先找到一筆符合的紀錄

填充題

1. 主鍵；資料的輸入順序
2. "*"；"?"
3. 左到右
4. Windows；十全書店；任何購買Access使用手冊

問答題

1. 當鈕亮起時表示正在套用篩選功能，按此按鈕可以停用篩選功能；停用後再按一次此鈕，即可再次套用篩選功能
2. 尋找主要在一筆記錄中快速找的你要的資料；取代主要是快速取代原有的資料

實作題

資料工作表的操作

第五章

重點整理的時候到了

設計檢視視窗: 用來建立資料表的欄位及相關屬性設定
資料工作表檢視視窗: 用來檢視或編輯資料表的資料

PS: 檢視鈕可以快速切換設計檢視視窗跟資料工作表檢視視窗

善用鍵盤按鍵:

• 按 Ctrl+Page up 或 Home 鍵: 移到目前記錄的第一個欄位
• 按 Ctrl+Page Down  或 End 鍵: 移到目前紀錄的最後一個欄位
• 按 Ctrl+Home 鍵: 移到第一筆記錄的第一個欄位
• 按 Ctrl+End 鍵: 移到最後一筆記錄的最後一個欄位
• 按Ctrl+，鍵: 又稱同上鍵，可將上一筆記錄同欄位中的值複製下來

Shift鍵: 可以一次連續選取多筆記錄或多個欄位

Esc鍵: 恢復最近的修改(或按存取工具的復原鈕)

PS: 自動編號功能是無法復原的

更改(update): 修改資料庫的資料

F2鍵: 選取整個要修改的欄位

Del: 刪除 (也可用刪除鈕)

PS: 不管你刪除了多少筆記錄，自動編號功能還是會繼續執行

精確的調整列高或欄寬步驟:

常用 → 記錄 → 其他鈕 → 列高或欄寬

凍結欄位: 欄位非常多時，造成閱讀的不便，就可以把一些欄位凍結起來，被凍結的視窗將會被移到最左邊

凍結或取消凍結欄位步驟:

常用 → 記錄 → 其他鈕 → 凍結或取消凍結

PS: 取消凍結後，欄位的排序並不會回復原來的順序

隱藏欄位: 將不感興趣或較少用到的欄位，隱藏起來

隱藏或取消隱藏欄位步驟:

常用 → 記錄 → 其他鈕 → 隱藏欄或取消隱藏欄

字型區: 可以設定儲存內容的文字字型、大小、顏色等效果(可按字型區右下角的資料工作表格式設定紐)

實力評量

展現實力吧

選擇題

1. (2): 資料表設計檢視視窗可修改資料工作表的結構與屬性
2. (1): 紀錄標示出現一隻筆那表示資料正在修改中，且尚未存檔
3. (1):
4. (4): 表示移到第一筆記錄
5. (3): Ctrl+， 可快速複製其內容
6. (2): 凍結取消欄位會回覆到原來的位置，但可移動
7. ():
8. (2): 利用滑鼠在攔選取器上的右邊界雙按可調整為最適欄寬

填充題

1. Esc
2. F2；Del
3. 記錄
4. 客戶名稱、單價、數量

簡答題

1. 方便檢視資料
2. 用滑鼠拉曳將欄寬變成 0；按常用頁次紀錄中的其他鈕；拉下列視窗在執行"隱藏欄"

實作題


Ctrl+，鍵 就可複製上一欄的資料



選取第11筆到第13筆記錄，案右鍵選擇刪除紀錄

常用 → 記錄 → 其他鈕 → 欄寬

將欄寬設定為15

建立資料表

第四章

重點整理喔

資料類型: 也就是在資料庫中儲存的格式。(分為11種類型)

1. 文字: 用來儲存文字資料，最多設定為255個字元
2. 備忘: 用來儲存文字資料，最多可儲存65,535個字元
3. 數字: 用來儲存數值資料，
4. 日期/時間: 用來儲存日期和時間格式資料
5. 貨幣: 用來儲存貨幣數字
6. 自動編號: 將欄位設定為自動編號後，當新增一筆記錄時，Access會自動再該欄位產生一個不重複出現的數字
7. 是/否: 此類型資料包含了3組，"True/False"、"Yes/No"、"On/Off"
8. OLE物件: 用來存放Windows系統上各類型的資料文件(物件)，一筆記錄只能存放一個OLE物件
9. 超連結: 用來存放連結的位址
10. 查閱精靈: 方便輸入資料的一個功能(嚴格來說他不是一種資料類型)
11. 附件: 可把Windows系統上各類型的資料文件(物件)以附件的方式存到資料庫中，一筆記錄附件可以無限制的存放

用設計撿視建立資料表：

準備動作(決定要存放的資料) → 建立資料表 → 定義欄位類型(設定資料類型及資料長度)

PS: 按 Tab 或 Enter 鍵:向右移動一個欄位；按 Shift+Tab鍵:向左移動一個欄位

修改日期表示法：(可改用西曆、中華民國曆)

開始 → 控制台 → 時鐘、語言和區域圖示 → 地區及語言選項 → 格式 →自訂這個格式 → 日期

(設定系統月曆型態，最大的差異在於年份的轉換)

輸入法模式: 用來設定當焦點切換至某欄位或控制項時，該使用何種輸入法

索引(index): 一個系統收尋或排序紀錄的依據(只將經常需要用來收尋或欄位設定為索引即可)，可方便尋找資料

索引設定值(共有3種)：

1. 否: 這欄位並非索引欄位
2. 是(可重複): 這欄位為索引欄位， 此欄位所儲存的值可以重複
3. 是(不可重複): 這欄位為索引欄位， 此欄位所儲存的值不可重複

主鍵(Primary key): 一個欄位值能夠作為整筆記錄的代表

PS:主鍵跟索引最大的不同，主鍵必須具有唯一性及代表性，用來跟其他的資料表建立關聯，而索引主要就是加速資

      料表中資料的尋找及排序功能

Null: 就是空值或沒有資料內容

備註欄位: 用來儲存不定長度的資料

智慧標籤: 針對被設定的資料表欄位做一些簡單的巨集動作

實力評量

檢視實力的時候到了

選擇題

1. (2): 儲存姓名用文字的資料類型
2. (2):
3. (2): 索引可以加快資料收尋
4. (3): 一個主鍵一個欄位
5. (3): 超連結連結郵件編輯器的位址
6. (1):
7. (3): 產品的定價欄位，設定為貨幣的資料型態
8. (2):
9. (1): 會幫我們自動編號的是自動編號資料類型
10. (1): 索引會忽略該欄位的空紀錄值

填充題

1. 1；2；4
3. Tab；Enter
4. 中華民國曆
5. 索引

問答題

1. 欄位中的每一個值必須是唯一的，在意義上要具代表性
2. 此欄位的值是唯一的，所以可以代表整的紀錄

實作題


將資料表儲存為DVD出借紀錄




輸入各欄位名稱及相關屬性






將姓名的索引部分設為是(可重複)

 
 



將電影名稱的索引部分設為是(可重複)





將出借編號設為主鍵，按設計區有主索引鍵紐



先按右鍵

接著按差入列，在欄位名稱上打上租金；在資料類型選擇貨幣



開始 → 控制台 → 時鐘、語言和區域圖示 → 地區及語言選項 → 格式 →自訂這個格式 → 日期



資料庫物件的關聯

第三章

簡潔有力的重點

• 資料庫共有資料表、查詢、表單、報表、巨集和模組等物件，而所有的資料都是有組織的儲存在資料表中，也是真正存放資料的地方。查詢、表單或報表都只是提供一個介面，用來取出資料表中的資料和提供我們檢視或編輯。

• 儲存到資料表的資料，依照性質來分類，即可在資料表中設定出各個欄位(field)，將同一列中所有的欄位組合起來的資料，便成了一筆記錄(record)，在集合所有的紀錄，就成為一個資料表(table)了。

• 查詢(Query): 在Access的查詢物件中，輸入我們要查詢的條件，由系統從資料表中篩選出符合條件的資料。查詢物件中儲存的就是設定的"查詢條件"，不包括資料，資料仍然存放在資料表。還可對其他物件進行查詢。

• 表單(Form): 提供一個人性化操作介面，不需要到資料表或查詢那樣的表格中輸入或尋找資料。資料都是從資料表或查詢中取得的。

• 報表(Report): 報表物件可以將這些資料經過重新整理排序後，列印出來。

• 巨集(Macro): 一個或多個巨集指令的集合，可將一連串的操作指令組合成一個巨集，當執行巨集時，就會依照設定的指令一步步執行。

• 模組(Module): 就是"VBA程式"，針對較複雜的或特定需求時，可藉此完成。

• 群組: 可以更方便管理及組織資料庫中的物件。可以自訂群組(將各種物件分門別類的存放)也可以新增群組。

PS: 要刪除群組，只要在群組名稱按滑鼠右鍵，執行刪除即可，而其中的物件會被歸類到未指定的物件中。

實力評量

評量時間又到了

選擇題

1. (1): 資料都是儲存在資料表中
2. (1): 第(2)選項:資料篩選後並沒有另存成資料表，第(3)選項:查詢對象除了資料表外還可以對其他物件進行查詢
3. (2): 第(1)選項是在描述報表，第(3)選項:無法視為一種查詢條件的虛擬資料表，第(4)選項是在描述巨集
4. (3): 模組可以儲存VBA程式
5. (3): 把資料庫物件拉曳到群組中是將物件分類

填充題

1. B；C；A
2. 資料表；查詢；表單
3.  
4. 報表
5. 表單；報表

問答題

1. 資料表、查詢、表單、報表、巨集、模組等
2. Access將所有的物件都存放在同一個資料庫檔案中，所以稱為物件

Access操作環境介紹

第二章

Yi的重點整理

Access2007預設的檔名為"Database+流水號"

Access2007開啟舊檔的方式有：

1. 按Office按鈕→按開啟舊檔
2. 在快速取工作列→展開自訂快速存取工具列選單→開啟舊檔項目→按開啟舊檔鈕
3.  資料庫曾經開啟按Office按鈕→最近的文件清單→選擇資料庫名稱即可

PS:當開啟資料庫時，可能會出現"安全性警告畫面"，這個畫面並不影響操作，可以直接按掉。

                                             因為基於安全性考量，預設為"停用所有巨集(事先通知)"

Access2007主要的操作環境為：

1. 功能窗格:主要列出資料庫檔案，包含了各種資料庫物件(資料表、查詢、表單、報表、巨集和模組等)
2. 功能區:將所有的操作命令全部集中，並以直覺化的方式安排所有工具鈕

PS:Access2007的附檔名為 .accdb 舊版的Access的附檔名為 .mdb 兩個Access是不相容的

Access2007基本的操作命令(主要分為兩種)：

1. 工具鈕:每個按鈕都具有特定的功能，所有的工具鈕其功能都分類安排在功能區中，只要按下工具鈕，就可執行此工具鈕的功能，當指標停在某個功能鈕上，附近便會出現該工具鈕的簡短說明。
2. 快顯功能表:將滑鼠指標移到功能窗格空白處，然後按下滑鼠右鈕，指標附近便會出現一個快顯功能表，也會列出功能窗格相關的常用命令。

檔案格式做比較(相容性由高→低)：

Access 2000 → Access 2002-2003 → Accesss 2007

Access的線上輔助說明:將所有的功能分門別類條列出來，可以根據想進行的工作來查詢，因會預設連線到Office Online，所以可以取得最新的資訊

實力評量

發揮實力的時間到了

選擇題

1. (4): Access 2007 的附檔名為 .accdb
2. (3): 按 Esc 可收起功能表
3. (1): 標題列通常會顯示資料庫名稱
4. (2): 功能區主要集合所有的操作命令，以工具鈕形式列出
5. (2): 不清楚工具鈕的用途時，可按Access線上輔助說明
6. (1): 相容性最低的是 Access 2007

填充題

1. 工作列
2. 標題列
3. 功能區
4. 功能窗格
5. .accdb

問答題

1. 列出資料表有關的常用命令
2. 所有的使用者都已經使用Access 2007，就沒有相容性的問題

認識資料庫系統

第一章

簡單的重點整理

資料庫系統的組成(主要有以下三大部分)：

• 資料庫(Database): 儲存資料的地方。
• 資料庫管理系統(DataBase Management System, DBMS): 管理資料庫的軟體，負責使用者與資料庫之間的溝通橋樑。
• 應用程式(Application): 使用者操作介面，透過資料庫管理系統來存取以及管理資料庫的資料。

資料庫大致的儲存架構類型(主要有四類)：

• 階層式資料庫(Hierarchical Database): 採用樹狀的結構，將資料分類儲存在不同的階層下，可以很清楚的知道同一類型中不同階層的資料。
• 網狀式資料庫(Network Database): 每筆記錄和記錄間所建立的關聯，形成了一個複雜的網狀架構，其優點是避免了階層式資料庫中資料重複的問題，缺點是關聯較複雜，當記錄變多時，關聯性就會變的非常複雜。
• 關聯式資料庫(Relational Database): 資料儲存在表格的欄、列之中(2維矩陣)，這些表格稱為資料表(Table)，資料表與資料表間的相同欄位互有的關聯，此優點是可以從一個資料表中的欄位，透過資料表的關聯，找到另一個資料表中的資料，目前市場上使用做廣泛的資料庫。
• 物件導向式資料庫:(Object-Oriented Database): 以物件導向的方式，其中包含了物件的屬性、方法、類別、繼承等特性。

資料庫系統架構(常見的四個架構)：

• 單機架構: 一台電腦完成所有的工作，適合用在使用者少且資料量也不多的環境下。
• 大型主機/終端機架構: 由一台大型主機負責儲存及處理資料，所有的用戶端僅供操作。沒有處理資料的能力，只能透過鍵盤和終端機傳送顯示大型主機的訊息。其優點可以集中式管理主機完全掌控系統的資源，缺點是只有一台主機執行，當使用者連線增多時，會因工作量增加而降低執行效率。
• 主從式架構(Client/Server): 利用一台處理效能較強的電腦做為主機，來維護資料庫及處理使用者的要求，再利用使用者的個人電腦來分擔部分主機的工作。PS:用戶端(client端)是發出要求的一端，而伺服端(server端)則是回應要求的另一端。
• 分散式架構: 利用數台資料庫伺服器來分別處理使用者的連線。

資料庫管理系統的基本功能：

資料定義、資料處理、資料安全、資料備份、維護資料庫效能。

實力評量

測試實力的時候到了

選擇題：

1. (3): 資料庫使用者並非資料庫系統的一部分
2. (3): 應用程式設計者負責撰寫使用者操作介面
3. (4): 資料庫還是需要專人管理及維護資料庫
4. (2): 關聯式資料庫是利用表格之間的關聯來查詢相關資料
5. (4): 大型主機/終端機架構將管理與儲存資料的工作集中由大型主機管理
6. (4): 第(1)選項資料庫系統可以處理和儲存資料、第(2)選項可以有多個資料庫、第(3)選項應該是資料庫管理系統
7. (3): 儲存功能並非資料庫管理系統的基本功能

填充題：

1.  
2. 資料表
3. 資料庫管理系統；應用程式
4. 物件導向
5. 階層式資料庫、網狀式資料庫、關聯式資料庫、物件導向式資料庫

問答題：

1. 資料庫系統是電腦化的資料儲存系統，主要包含了資料庫、資料庫管理系統、應用程式等部份
2. 減少人力及空間的浪費；迅速、即時地提供使用者所需的資料；減少資料的重複性；加強資料的一致性

2010/09/27

第四章 第四題

主要設計DVD出借紀錄資料庫

歡迎進入DVD出借紀錄N部曲

第一步 ：先建立新的資料表 。(記得資料表名稱為DVD出借紀錄)

第二步：打開資料表設計，

　　　　在欄位名稱那一欄打上DVD出借紀錄所需內容(Ex:日期、姓名、地址、電話等。)

　　　　在資料類型那一欄打上所需內容的資料型態(Ex:日期的型態為日期/時間、姓名的型態

　　　　為文字)